Dilema Administrasi Pendidikan Gibran: Menimbang dan Menimang Kelulusan

Oleh: Prof. Dr. Muh. Hizbul Muflihin, M.Pd.
Guru Besar Administrasi Pendidikan UIN Prof. K.H. Saifuddin Zuhri Purwokerto dan Wakil Ketua PDM Banyumas

Ketika mendengar istilah administrasi, sebagian orang mungkin langsung membayangkan tumpukan berkas, formulir, surat keterangan, atau dokumen yang harus dilengkapi. Administrasi bahkan kerap dipersepsikan sebatas urusan memperoleh selembar surat sebagai bukti legalitas seseorang. Padahal, administrasi memiliki makna yang jauh lebih luas daripada sekadar kelengkapan dokumen.

Dalam perspektif administrasi pendidikan, administrasi merupakan sistem pengelolaan yang mengintegrasikan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Seluruh proses tersebut diarahkan untuk menjamin keteraturan, akuntabilitas, serta pencapaian tujuan pendidikan.

Hizbul Muflihin (2021) dalam kajian analisis kebijakan dan administrasi pendidikan menegaskan bahwa administrasi merupakan tatanan pengelolaan yang memadukan fungsi manajemen operasional dengan nilai-nilai pembinaan karakter. Pengelolaan komponen pendidikan, seperti kurikulum, kesiswaan, dan ketenagaan, harus dilaksanakan secara akuntabel untuk menjamin kepastian status akademik sekaligus pembentukan moralitas peserta didik.

Sementara itu, Suharsimi Arikunto (2008) menempatkan keteraturan pencatatan, inventarisasi, dan evaluasi sebagai bagian penting dalam administrasi pendidikan. Suyanto (2009) juga memandang administrasi sebagai instrumen tata kelola strategis untuk mendorong efisiensi dan peningkatan mutu lembaga.

Dengan demikian, administrasi bukan sekadar urusan birokrasi. Di dalamnya terdapat prinsip ketelitian, kepastian, kejujuran, dan tanggung jawab. Kesalahan dalam mengelola administrasi dapat menimbulkan persoalan yang jauh lebih besar daripada sekadar kekeliruan penulisan atau kekurangan selembar dokumen.

Tamat Belajar dan Sekadar Pernah Sekolah: Apa Bedanya?

Dalam sistem pendidikan, istilah tamat belajar memiliki konsekuensi administratif dan sosial yang berbeda dengan sekadar pernah mengikuti pendidikan.

Peserta didik dinyatakan tamat atau lulus setelah memenuhi persyaratan penyelesaian program pendidikan dan kriteria kelulusan yang ditetapkan. Status tersebut kemudian dibuktikan melalui dokumen resmi kelulusan, seperti ijazah, serta dokumen pendukung berupa transkrip nilai atau rapor.

Sebaliknya, seseorang yang hanya pernah mengikuti pendidikan tetapi tidak menyelesaikan jenjangnya memiliki status akademik yang berbeda. Ia memang mempunyai rekam jejak pernah mengikuti proses pembelajaran, tetapi belum tentu memenuhi persyaratan untuk dinyatakan lulus.

Perbedaan tersebut tampak sederhana, tetapi memiliki implikasi psikologis dan sosial yang tidak kecil.

Predikat tamat sekolah memberikan kepuasan tersendiri bagi seseorang. Setelah bertahun-tahun menjalani proses pendidikan, kelulusan menjadi pengakuan atas perjuangan dan capaian akademiknya. Dokumen kelulusan memberikan legitimasi formal sekaligus rasa percaya diri ketika memasuki lingkungan sosial dan profesional.

Sebaliknya, seseorang yang tidak menyelesaikan pendidikan dapat menghadapi persoalan psikologis maupun sosial. Faktor ekonomi, persoalan keluarga, keterbatasan kemampuan akademik, atau keadaan lainnya dapat menjadi penyebab seseorang tidak menuntaskan pendidikan.

Namun, tidak menyelesaikan pendidikan bukan berarti seseorang kehilangan kesempatan untuk berkembang. Sistem pendidikan nasional menyediakan jalur pendidikan nonformal, termasuk program pendidikan kesetaraan, sebagai kesempatan untuk melanjutkan proses belajar.

Di sinilah pentingnya administrasi pendidikan. Dokumen yang menjelaskan seseorang pernah mengikuti pendidikan harus dibedakan secara tegas dari dokumen yang menyatakan bahwa seseorang telah menyelesaikan pendidikan.

Membaca Persoalan Dokumen Pendidikan Gibran

Polemik mengenai dokumen pendidikan Gibran Rakabuming Raka menarik untuk dikaji dari perspektif administrasi pendidikan. Persoalan ini bukan semata-mata menyangkut identitas seseorang atau jabatan politik yang sedang dipersoalkan, melainkan menyentuh prinsip dasar tentang bagaimana sebuah lembaga menetapkan status kelulusan pendidikan.

Dalam pembahasan dokumen pendidikan luar negeri, terdapat beberapa jenis dokumen yang memiliki fungsi berbeda. Di antaranya Certificate of Attendance, Academic Records, dan Explanation of Grades. Certificate of Attendance pada dasarnya menerangkan keikutsertaan atau kehadiran seseorang dalam suatu program pendidikan.

Sementara itu, Academic Records memuat catatan akademik, seperti mata pelajaran dan capaian nilai. Adapun Explanation of Grades menjelaskan sistem penilaian yang digunakan oleh lembaga pendidikan.

Ketiga dokumen tersebut mempunyai fungsi administratif masing-masing. Akan tetapi, keberadaannya perlu ditelaah berdasarkan substansi dan ketentuan pendidikan yang berlaku. Bukti kehadiran tidak serta-merta dapat dimaknai sebagai bukti kelulusan. Demikian pula catatan nilai tidak otomatis menunjukkan bahwa seseorang telah menyelesaikan seluruh persyaratan suatu jenjang pendidikan.

Dalam konteks penyetaraan pendidikan luar negeri, persoalan utamanya adalah apakah dokumen yang diserahkan benar-benar membuktikan bahwa pemiliknya telah menyelesaikan jenjang pendidikan yang hendak disetarakan.

Oleh karena itu, proses penyetaraan tidak cukup hanya memeriksa keberadaan dokumen secara fisik. Pejabat yang berwenang juga harus memastikan keabsahan, asal-usul, fungsi, serta substansi setiap dokumen.

Jika dokumen yang menjadi dasar penerbitan surat keterangan tidak memenuhi persyaratan, persoalan tersebut dapat berkembang menjadi masalah hukum administrasi negara. Di sinilah asas kecermatan dan ketelitian menjadi sangat penting dalam setiap pengambilan keputusan oleh pejabat publik.

Menimbang Substansi dan Fisik Dokumen Administratif

Dalam perspektif administrasi pendidikan, dokumen kelulusan setidaknya memiliki dua dimensi penting, yakni dimensi administratif dan dimensi substantif.

Dimensi administratif berkaitan dengan keabsahan dokumen. Hal ini mencakup siapa yang menerbitkan, lembaga yang mengeluarkan, kewenangan pejabat penandatangan, nomor registrasi, serta kesesuaian dokumen dengan ketentuan yang berlaku.

Sementara itu, dimensi substantif berkaitan dengan isi dokumen. Apakah seseorang benar-benar telah mengikuti seluruh proses pendidikan? Apakah yang bersangkutan telah memenuhi standar kompetensi? Apakah seluruh persyaratan penyelesaian jenjang pendidikan telah dipenuhi?

Kedua dimensi tersebut tidak dapat dipisahkan.

Dokumen yang secara fisik tampak lengkap belum tentu memiliki substansi yang memenuhi persyaratan. Sebaliknya, seseorang yang telah mengikuti proses pembelajaran dan memperoleh capaian akademik tertentu tetap membutuhkan pengakuan administratif sesuai ketentuan yang berlaku agar status pendidikannya memiliki kepastian hukum.

Dalam proses penyetaraan ijazah luar negeri, pemeriksaan substansi menjadi semakin penting karena setiap negara mempunyai sistem pendidikan, struktur kurikulum, dan mekanisme kelulusan yang berbeda. Program matrikulasi, foundation, atau jalur persiapan masuk perguruan tinggi, misalnya, tidak dapat langsung disamakan dengan pendidikan menengah formal tanpa pemeriksaan kesetaraan.

Karena itu, penyetaraan pendidikan harus dilakukan dengan mengacu pada regulasi dan standar kualifikasi pendidikan nasional. Pemeriksaan tidak boleh berhenti pada nama program atau jumlah mata pelajaran, tetapi harus menjangkau status kelembagaan dan bukti penyelesaian pendidikan.

Mutiara Hitam: Jangan Campuradukkan Kehadiran dengan Kelulusan

Dari perspektif manajemen pendidikan, keberhasilan peserta didik merupakan hasil dari suatu siklus pembelajaran yang utuh. Kehadiran di kelas (attendance) merupakan bagian dari proses. Catatan nilai (academic records) menggambarkan capaian selama pembelajaran. Adapun kelulusan merupakan hasil akhir setelah peserta didik memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan.

Ketiganya memiliki hubungan, tetapi tidak mempunyai kedudukan yang sama.

Mencampuradukkan bukti pernah mengikuti proses pendidikan dengan bukti telah menyelesaikan pendidikan merupakan kekeliruan mendasar dalam administrasi pendidikan. Kesalahan tersebut dapat mengganggu kepastian status akademik seseorang dan berpotensi menimbulkan persoalan hukum pada kemudian hari.

Oleh sebab itu, ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian lembaga pendidikan maupun instansi yang bertugas melakukan verifikasi dokumen.

Pertama, lembaga penerbit dokumen harus memastikan bahwa setiap surat keterangan didasarkan pada data dan bukti yang benar. Ketelitian menjadi kewajiban, bukan sekadar pilihan administratif.

Kedua, lembaga penerima dokumen harus melakukan verifikasi secara menyeluruh. Pemeriksaan tidak cukup hanya mengandalkan fotokopi atau surat keterangan turunan, tetapi perlu memastikan kesesuaian dengan dokumen sumber dan mengonfirmasi keabsahannya kepada lembaga penerbit.

Ketiga, proses penyetaraan pendidikan luar negeri harus dilakukan secara transparan dan konsisten. Perbedaan sistem pendidikan antarnegara harus dipahami secara proporsional tanpa mengabaikan standar pendidikan nasional.

Keempat, pejabat publik dan lembaga penyelenggara seleksi harus menempatkan integritas administrasi sebagai bagian penting dari akuntabilitas. Persyaratan pendidikan bukan sekadar formalitas untuk melengkapi berkas pencalonan atau persyaratan jabatan, melainkan bentuk pertanggungjawaban terhadap ketentuan hukum.

Pada akhirnya, polemik dokumen pendidikan Gibran memberikan pelajaran penting bahwa administrasi pendidikan tidak boleh dipandang sebagai urusan selembar kertas. Di balik setiap dokumen terdapat proses, standar, kewenangan, dan tanggung jawab yang harus dipenuhi.

Kelulusan bukan sekadar pengakuan administratif, melainkan pengakuan atas proses pendidikan yang telah dituntaskan. Karena itu, prinsip dasarnya harus tetap dijaga: pernah belajar tidak otomatis berarti telah tamat belajar, dan dokumen yang diterbitkan negara harus selalu dapat dipertanggungjawabkan secara administratif maupun substantif.

Inilah mutiara hitam yang perlu dipetik dari polemik administrasi pendidikan: ketelitian dalam mengelola dokumen merupakan bagian dari menjaga martabat pendidikan dan kepercayaan publik terhadap negara.